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我在2022年2月14日借調至「慶典辦」工作，協助籌備「25A慶典」。那時疫情嚴峻，而以往未曾在這樣的情況下進行如此大型的活動，沒有任何類似的檢疫安排、防控措施可供借鏡，我預見這項工作定必挑戰重重，因此懷着忐忑的心情，到位於稅務大樓的「慶典辦」臨時辦事處報到。

我獲分派到嘉賓邀請組，組內有11位來自不同部門及職系的同事，包括聯絡主任及節目統籌主任等。由於大家到任的時間各有不同，而當時政府正實施特別工作安排，因此在2月中旬至4月中旬期間，大家只能在回到辦公室工作時或透過線上方式溝通，了解彼此負責的職務和工作進度。

在2月中旬至5月期間，我們主要的工作是根據管理嘉賓的電腦系統內儲存的資料，核對由政府總部及各部門遞交的嘉賓資料，檢查兩者是否相符，並作出適當跟進。系統內約有數萬位嘉賓的資料，而我們需要為慶典活動建立包含千餘位嘉賓的全新資料夾，並將名單與系統內現存資料反覆核對，以免在製作初擬邀請名單時出現嘉賓重覆或錯漏，影響計算嘉賓總數的準確性。

因應防疫安排，「25A慶典」場地可容納的嘉賓人數大為減少，故此，核對嘉賓資料的工作雖然耗時，卻相當重要，而且隨着舉行慶典的日子逐步迫近，細節相繼落實，擬邀請嘉賓的名單亦需要不斷更新，因此核對資料的工作不能掉以輕心。

到了6月上旬，我們進行經由系統發出邀請函件的最後測試工作，而在6月中旬，在敲定出席不同慶典活動（例如與國家領導人會面及「25A慶典」等）的嘉賓名單後，我們便透過系統、電郵及郵寄方式邀請嘉賓出席慶典。同時，為了跟進嘉賓對慶典安排的查詢，例如參與慶典活動前需要進行的檢測種類、呈報檢測結果及申報健康狀況的方法、入住閉環管理酒店或在家工作防疫安排等查詢，我組分為兩支工作小隊，一隊專責製備嘉賓名單及跟進邀請工作，另一隊則負責處理嘉賓的各項查詢。

我獲指派帶領由嘉賓認證及嘉賓邀請組別組成的工作小隊，負責處理嘉賓透過電話熱線的查詢。鑑於參與慶典活動的嘉賓需要接受閉環管理，我們每天均會收到大量查詢，例如疫苗接種劑量的要求、由哪天開始需接受檢測及檢測方法、提供核酸檢測的地方、同住家人及司機的檢測安排、上報檢測結果及健康狀況的方法、家人或親友染疫對嘉賓出席慶典活動的影響、入住閉環管理酒店的時間及地點等等。除了接聽電話查詢外，我們亦要逐一致電嘉賓提示他們需作檢測的日期，也要接待親身前來「慶典辦」查詢的嘉賓。

我衷心感謝負責接聽嘉賓電話查詢熱線的同事，他們在6月中至下旬期間，需於短時間內掌握持續更新的資訊，在回應查詢時，亦能易地而處，分析嘉賓的個人情況然後妥善回答，使嘉賓能充份掌握參與慶典活動安排的重點。雖然我們仍有許多尚待改善的地方，幸而嘉賓十分體諒我們已盡力在嶄新的閉環管理安排下努力籌備「25A慶典」，並對我們所付出的辛勞，表示感謝。

總括而言，這五個多月的「慶典辦」工作旅程為我的職業生涯增添色彩，並留下難忘的歷練。

在完成工作後跟同事們拍照留念

回想在去年6月初，當我知道會借調到「慶典辦」負責籌辦「25A慶典」的工作時，已預計這任務不會簡單，但沒想到實際情況比我想像中更具挑戰性。

我的小隊有三位行政主任同事，主要負責「25A慶典」和多場會見的座位及站位編排。慶典活動的座位及站位編排是一門非常深奧的「學問」，誰坐或站在哪兒均要考慮周詳，亦需要徵詢其他部門的專業意見，包括行政長官辦公室、禮賓處，以及國家機關，例如國務院港澳事務辦公室、中央人民政府駐香港特別行政區聯絡辦公室等。此外，我們也需要配合警務處所制定的高規格保安措施。

還記得當時疫情仍然反覆，防疫要求非常嚴格。在慶典舉行前一星期，我們需要每天接受核酸檢測；而在慶典舉行前三天，更需要接受閉環管理，即上、下班都要乘坐特設的穿梭巴士， 並於下班後在位於油麻地的閉環管理酒店留宿。在留宿期間， 我們不得離開自己房間， 也不能與家人見面。我們早、午、晚三餐的膳食，酒店都會安排掛在房門外，然後我們開門領取。我覺得大會安排的食物都非常美味，不過分量好像有點少，可能是我們的工作時間很長而且繁忙，所以下班後胃口特別好吧！

在接受閉環管理期間，膳食由酒店職員送到房間門口

所有出席嘉賓也要接受閉環管理，而出席名單在典禮舉行前數天仍在不停更新。我們唯有拿着初步名單，沉着應戰，盡力做好準備工作。6月30日，我們終於取得已敲定的出席名單，於是立即在偌大的香港會議展覽中心來回不同場地數十次作最後的準備，一直忙到晚上十時多。可能過去主要在辦公室坐着工作，那天雙腿已經累得好像不是我的！就在此刻，我們收到颱風「暹芭」逐漸移近本港，天文台已懸掛三號風球的消息。為了做好準備，我們工作到最後一班穿梭巴士開出的時間，才返回閉環管理酒店梳洗及稍作休息。

7月1日凌晨二時，我們便要出發到會展。最初天氣還可以，只是下着細雨。我們迎難而上，趕緊冒着風雨到金紫荊廣場升旗禮的場地作最後準備，把椅套逐一套在嘉賓的座位上。不過到了凌晨四時，天氣轉差，金紫荊廣場狂風暴雨，會展那巨大的玻璃幕門也被吹到半開半掩，風大得連人也好像快會被吹倒。

我們猜想升旗禮可能要在室內舉行，於是立即啟動後備方案，準備在會展內舉行升旗禮。我們連忙趕往會展一樓典禮場地打點，嚴陣以待。就在典禮場地準備得八八九九的時候，外面的雨停了，天也亮了，大會隨即宣布升旗禮會在金紫荊廣場舉行。

早上的升旗禮，非常壯觀。有別於過往在電視上觀看直播，今次在現場親睹儀仗隊整齊的步伐、聽到直升機在上空飛過時隆隆的聲響、感受典禮莊嚴的氣氛，這種震撼的感覺非筆墨可以形容。看着國旗和區旗緩緩升起，我感到激動，也想起籌備典禮時所付出的努力，真是百感交集。

升旗禮順利在金紫荊廣場舉行

升旗禮結束後，我們隨即趕赴就職典禮的會場。除了負責編排座位及站位外，我的小隊另一個重要任務就是接待和引領嘉賓。我們當天遇到不少突發的情況，幸好所有事情最終都得以圓滿解決。晚上七時，所有慶典活動完結，正當我們感到鬆一口氣時，卻得知八號風球掛起！大家不禁感嘆，天氣確實變幻難測，唯有趕忙收拾一切，結束這次特別任務。

還記得最初得悉可申請短暫借調往「慶典辦」，參與「25A慶典」的籌備工作時，我是懷着戰戰兢兢的心情遞交申請。到了調任前夕，我的心情則有點矛盾。一方面我預期在籌備「25A慶典」的衝刺階段調往「慶典辦」，工作將會非常繁重；另一方面我又感到興奮，期待能協助籌備這項高規格而且備受矚目的盛事。當慶典圓滿結束後，我除了感到輕鬆滿足外，更覺得當初決定申請短暫借調往「慶典辦」工作的決定十分正確。

我在「25A慶典」的主要工作是編排嘉賓的座位，以及協助準備入座安排。這工作聽起來好像直接簡單，可是做起來時我才發現當中很多地方需要運用到「小智慧」，例如我們必須考慮每位嘉賓的需要，加上每位嘉賓出席活動的時間表各異，故此我們需要萬分小心和謹慎，注意每個細節，避免混亂出錯。

今次「25A慶典」的安排有兩個令我特別難忘之處。第一，慶典是在疫情下進行，一眾工作人員需要接受為期一周的閉環管理，其間除因為工作而獲准往返酒店及辦公室之間外，須完全與外界隔絕，這經驗深刻難忘。第二，我非常幸運獲上司指派於「25A慶典」當天上午擔任行政長官夫人的「Minder」，需要時刻都在她身旁，因而整個早上一直跟隨着行政長官伉儷遊走於賓客之間。也許由於忙着工作，我一直不覺疲累，但當工作完結，雙腿便立時軟了起來，因為我是從半夜開始已站着工作，包括準備和檢查椅套及座位編號等。這「腿軟」經歷，也印象深刻。

「25A慶典」於香港會議展覽中心的會場佈置

香港回歸祖國的銀禧紀念是非常值得大家慶賀的日子，我能夠參與籌備「25A慶典」，實屬難能可貴的工作機會。在籌備過程中，我們要面對不少突發改動，這正可鍛鍊我們的應變能力。此外，我們也要與不同人員緊密合作，而我十分幸運，工作的團隊一直上下一心，大家都有商有量、有講有笑，一起努力完成任務。現在我還不時跟在「慶典辦」認識的同事聯誼，大家每次談起那時候的趣事，仍樂在其中呢！

我希望藉着我的分享，鼓勵各位同事，如果將來有機會申請參與活動統籌的工作，千萬別猶豫，以免錯失良機。除了能拓闊眼界外，在工作期間所得的寶貴經驗、同袍情誼和共同經歷，將會成為大家在行政主任生涯中美好的回憶。

「25A慶典」會場一角

About eight months after joining the Grade, I received a surprise call from the CEO of Branch Administration and Resource Management Unit. I was invited to take up a month-long posting under the Celebrations Coordination Office (CCO) for supporting “the meeting celebrating the 25th anniversary of Hong Kong’s return to the motherland and the inaugural ceremony of the sixth-term Government of the Hong Kong Special Administrative Region” (25A Celebration). At first, I was hesitant about taking up the posting as I was new to the Government and the present workplace. Then I asked myself, “why not challenge myself with this special posting while other EOs might not have a chance?”

On a sweltering June day, I started my one-month journey at the CCO. I was assigned to work in a team being tasked with drawing up the seating arrangements for 25A Celebration held at the Hong Kong Convention and Exhibition Centre (HKCEC). Filling up seating plans with names may seem to be a tall order, as it needed a lot of planning, organisation and political acumen to get the task accomplished. It was a once-in-a-lifetime experience.

What complicated our tasks was the COVID-19 epidemic, as its development was not easily predictable. It frustrated our efforts to plan effectively and created significant hurdles to key project milestones. As our work had to be delivered before the D-day, we worked side by side till very late hours to get all the tasks successfully done. The esprit de corps and camaraderie cultivated in between was invaluable.

Apart from drawing up the seating arrangements, our team was also assigned to help set up the venues for the flag-raising ceremony as well as the inaugural ceremony. I therefore had to stay at a “closed-loop management hotel” like other government colleagues working in the HKCEC for the 25A Celebration and get up at 1 a.m. on 1 July to head for the HKCEC, which were interesting experiences.

On the day before the flag-raising ceremony, a typhoon was approaching Hong Kong and the weather forecast said that it was much likely to rain during the ceremony. While we had certainly prepared for that, I did hope that the ceremony could be held at the Golden Bauhinia Square. Miraculously, the sky turned clear shortly after daybreak. The flag-raising ceremony was held smoothly as planned.

Although the work at the CCO was challenging and hectic, I am so proud to be part of the team and get a first-hand taste of event management work though I was new to the Grade. I also treasure very much the brilliant teammates I met and the friendship I gained at the CCO. I firmly believe that the friendship will last much longer than my posting at the CCO.

When you see the official logo, artistic icon and city graphics in celebration of the 25th anniversary of Hong Kong’s return to the motherland (25A) all around Hong Kong last year, you may not realise the challenges behind organising the 25A Celebration under COVID-19 epidemic. Here is my story.

For me, it’s lucky to work with a group of lovely EOs and colleagues from different government bureaux and departments. We were tasked to process applications submitted by celebration event organisers for accrediting their events as 25A celebration events and for the right to use our 25A visuals in their event materials.

It was exciting to see an influx of applications from enthusiastic organisers. As the vast majority of the applications were submitted within two months before 25A, we were working under a very tight time frame. Given this and the ever-changing epidemic situation, my team had to constantly streamline our workflow in order to timely complete the processing of the large volume of applications. Thanks to my adaptive and efficient supervisor and teammates, we made it!

Words alone cannot express my gratitude and appreciation to my hard-working and passionate teammates and colleagues across different government bureaux and departments. Together, we worked 24/7 to accomplish this mega event. I am fully confident that the working experience in the CCO would be a precious collective memory for all of us.