文書及秘書職系通訊(第42期2021年5月)
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懂得欣賞 努力不懈

政務司司長辦公室行政署高級文書主任曾敬良先生(Alfred)在政府服務逾41年,憑着持續優秀的工作表現,在2020年獲頒公務員事務局局長嘉許狀。Alfred自2008年起在行政署工作,主要負責行政及文書支援,以及協助處理展示國旗、國徽、區旗及區徽的申請。

 

Alfred在2020年獲頒公務員事務局局長嘉許狀
 

相信大家在日常生活中不時會接觸到國旗、國徽、區旗及區徽,例如政府總部、主要綜合大樓、公共體育及文化場館等場所均有展示國旗及區旗。任何人使用國旗、國徽、區旗及區徽或其圖案,須事先獲得行政處批准,而Alfred就是負責協助處理相關申請。Alfred說,很多機構或相關人士對展示國旗、國徽、區旗及區徽的要求不甚了解,故此他不時要向申請人詳細講解各項要求,以確保他們展示的方式合乎法例規定。遇上時間緊迫的申請時,只要申請符合規定,Alfred都會盡量配合使用者的迫切需要。事實上,文書職系的工作範疇很廣,不少崗位都要與公眾接觸,站在服務市民的前線。Alfred認為,公務員在提供公共服務時經常遇到挑戰,尤其是在審批申請時,既要滿足法定要求,又要為市民提供優質服務。若遇到沒禮貌的申請人,更要圓通練達,耐心處理查詢及申請。儘管市民對公共服務的期望不斷提高,但Alfred絕無氣餒,反而視之為鞭策,積極面對。

除了處理市民的申請外,Alfred在行政署任職的另一個考驗是妥善作出人事繼任安排。近年是公務員團隊的退休高峯期,而高級文書主任又是文書團隊的砥柱,Alfred早在退休前三四年已經開始籌劃繼任安排,例如讓同事互相交替職務以助各人更全面掌握辦公室的運作,並提早與上司商討,通過人事更替有序地把工作經驗傳承。Alfred不單帶領團隊處理辦公室運作上的棘手問題,還通過日常觀察,了解同事的個性及強項,就人手調配提供寶貴意見。

回想任職行政署近12年的光景,Alfred表示,當年參與政府總部搬遷工作的經驗甚為難忘。整個搬遷過程並不簡單,牽涉辦公室所有同事,以及大量檔案記錄、家具設備、電腦裝置等。除了要在限時內完成搬遷外,還要顧及辦公室的日常運作需要。Alfred說,過往他在政府產業署所累積的知識和經驗都能在搬遷計劃中應用。Alfred強調,那次搬遷能順利完成,實在有賴文書職系所有同事通力合作。他深深明白團隊合作非常重要,尤其感激當時一眾秘書的幫忙,令搬遷工作更加順利。

Alfred做人處事的座右銘,是「學懂欣賞別人」。在政府工作超過40年,Alfred認識了不同職系和職級的同事。他認為大多數同事都有優點和值得學習的地方,大家要懂得欣賞別人的長處,才會有進步。此外,Alfred認為文書職務範圍廣泛,性質多變,每個新工作崗位都是個新挑戰。他勉勵各位文書職系同事:只要努力不懈,工作就會更得心應手。

展望未來,Alfred給自己買了一部新相機作退休禮物,希望在退休後繼續四處遊覽,欣賞身邊事物,用相機記錄每一個美好時刻。編輯小組謹此祝願Alfred退休後生活健康充實。


公務員事務局局長聶德權先生親自向Alfred道賀。