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一般職系處會因應各職級的行政主任在不同事業發展階段的需要，提供適切培訓，以協助他們提升專業技能，應付各類工作。當中為新入職人員開辦的「二級行政主任基礎培訓課程」，涉及11個不同培訓項目，合共為期26天半，讓新同事在入職後的30個月內，透過各個基礎培訓項目學習多方面的工作知識，了解不同崗位的情況。 |
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四位2016年入職的同事，包括教育局的吳恩茵(Agatha)、政務司司長辦公室的張嘉叡(Joanne)、民政事務總署的陳忠偉(Chris)及陳樂瑤(Morris)，已完成「二級行政主任基礎培訓課程」大部分培訓項目。他們都同意，參加課程可以學習到多方面的工作知識，例如為期三天的「管理知識及技能工作坊」，讓同事了解到更多關於《公務員事務規例》的應用，以及各政策局／部門的日常運作。究竟公務員所賺取或應扣減的假期是怎樣計算的？部門資源常常要「bid」，到底怎樣「bid」？過程又是否如傳聞所說要披荊斬棘？此外，上課時，各人又可與其他同年入職的同事交流工作上遇到的趣事或難題，建立更深厚的友誼。以下是四位同事參加課程的體會和收穫。 |
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| 吳恩茵(Agatha) |
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張嘉叡(Joanne) |
| 教育局行政主任 (幼稚園及幼兒中心聯合辦事處) |
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政務司司長辦公室禮賓處行政主任／授勳(2) |
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| Agatha人生的第一份工作就是投身政府成為行政主任。對新手公務員來說，要一下子掌握政府內部的運作和各部門的職能，未免有一定難度，而專為新入職行政主任而設的基礎培訓課程正好切合她的需要。完成一系列課程後，Agatha對公務員體制、資源分配機制、表現管理、招聘、員工關係、檔案管理等範疇的行政工作，有更深入的認識，而不同主題的工作坊亦有助她處理投訴和加強語文、溝通等能力。Agatha指出，上課時，導師既會分享寶貴的實戰經驗，也會鼓勵同事互相交流切磋，讓大家嘗試將知識與實踐經驗融合，以便日後工作時更得心應手。 |
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| 同樣於畢業後投身行政主任職系的Joanne，則從個人經驗及同儕交流中，體會到二級行政主任基本培訓課程組織嚴謹，內容全面。她指出，外間不少招聘了新畢業生的機構，往往礙於不同原因，未有提供專門培訓課程，或只安排新入職人員按個人意願自行報名參加培訓；反觀行政主任職系的基本培訓課程很有系統，內容廣泛而全面，除了教授人力及財政資源管理、行政支援等與職系主要職能息息相關的基礎知識之外，亦涉獵較專門的課題，包括員工輔導、項目管理、活動籌辦、禮賓規則等；再者，課程安排靈活，上述不同範疇的單元會於新同事入職後30個月內陸續開辦，他們可一邊累積工作經驗，一邊持續進修並在課堂上互相切磋交流，集思廣益。 |
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| 另一方面，儘管目前各院校和外間培訓機構都舉辦了形形色色的入職培訓課程，協助新畢業生在投身社會後及早適應心理上的轉變和達到工作要求，但這些課程的內容往往偏重理論，主要是提綱挈領；反觀行政主任職系的基本培訓課程能因應職系所需加以剪裁，理論與實踐並重，例如在活動籌辦及禮賓規則部分，導師會分享籌辦各類活動的經驗及要訣，薪火相傳。此外，部分課程還邀請相關範疇的專業人士或機構人員任教，讓學員掌握不同領域的最新資訊，增廣見聞。 |
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| Joanne認為最大的得益，是能把課堂上學得的知識運用到日常工作中：她上完活動籌辦及禮賓規則課堂後，不久便被派到禮賓處工作，故能學以致用，培訓簡報和導師心得均可派上用場。 |
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| 陳忠偉(Chris) |
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陳樂瑤(Morris) |
| 沙田民政事務處行政主任 (總務) |
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南區民政事務處行政主任 (區議會)1 |
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| Chris在第一個崗位便要管理逾80人的團隊身為中層管理人員，既要帶領自己的分隊，給予下屬適當指示和監察他們的工作表現，也要為高層管理人員，甚至部門首長提供決策上的支援。這對於新入職的Chris來說絕非易事。去年年初，Chris參加了基礎培訓課程中為期三日兩夜的戶外訓練，當中的登山任務不單為長時間在辦公室拼搏的行政主任提供到郊外舒展筋骨的好機會，更讓Chris深深領會到團隊合作的重要性。各分隊須在自行設定的目標時限內完成所有任務，才能獲得相應分數，過程中不能使用電子器材或尋求外援協助，只能靠獲分派的地圖及指南針進行。此考驗旨在訓練參加者按各隊友的強項和弱點作出調配及協作，以發揮團隊的最高效能。這正是每位行政主任在日常工作中需要具備的領導才能和團隊合作精神。 |
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| Morris也在這次戶外訓練中參透出一些職場「求生技能」— 遇到問題時要懂得求助。在登山任務中，Morris察覺到部分隊員雖力氣不繼，但卻因擔心影響整支隊伍的進度而難於啓齒。同樣地，行政主任在工作上不免會遇到各種難題，有些比較簡單，有些相對棘手，但大家一般都只會默默承擔，硬着頭皮迎難而上，甚少開口求助。事實上，上司、同儕和下屬隸屬同一團隊，應互相扶持，彼此諒解。大家如遇到困難，可尋求同事及上司協助，一起討論對策和解決方法，以妥善完成任務。 |
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| Chris和Morris在戶外訓練中亦領會到，行政主任要靈活因應工作需要為自己定位，與前線員工和中高層管理人員攜手合作，把工作做好。由於行政主任會調派到不同政策局或部門工作，因此如何揣摩和演繹自己在團隊中的角色、發揮所長、提升團隊的工作效率，以及推動其他隊員達到共同目標，都是同事經常探討的課題。在這次戶外訓練中，參加者一方面透過各類小組活動及任務學習擔任領袖，另一方面在討論過程中學習當聆聽者，從而提升合作精神。 |
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除了個人的深刻體會外，四位同事都不約而同表示，眾多培訓環節當中，導師的經驗之談尤其實用。各位資深行政主任在人事管理及其他範疇的無私分享，均有助新入職同事思考如何裝備自己成為稱職的行政主任，應付工作上的種種挑戰。這些分享不論對職場新鮮人還是有一定工作經驗的同事來說都是金石良言。四位同事正熱切期待在餘下的基礎培訓課程得到其他體驗和收穫！ |
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何星昕 黃詩蓓 |
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