個人層面的工作

如果員工認為工作值得做或富有意義，便會積極工作。事實上，有很多方法可令員工覺得工作有意義：

• 指派員工擔任一些具挑戰性和可發揮技能的工作。
• 不要指派員工擔任部分工作，應讓他們由始至終負責整項工作，直至得出結果。
• 讓員工明白為何需要他們。
• 讓員工明白他們的工作對其他人影響重大，並對香港的良好管治有所貢獻。
• 向員工闡釋部門的理想、使命和信念，並告知他們如何在工作上配合。
• 鼓勵員工自行解決問題。
• 授權給同組人員。
• 作出管理決定時，讓員工參與。

對員工表示認同，向他們說一句鼓勵的話，使他們感到受人尊重，都能激勵員工。肯定員工的表現，能使他們竭力進行值得做的工作。每名管理人員都有這種力量，因此必須善加運用：

• 鼓勵最差劣的員工，並在他們把事情做對時，加以讚賞。
• 在適當時候，盡速向員工衷心致謝而不附帶任何條件。
• 員工達到要求時多加讚賞，並鼓勵他們再接再勵。
• 不應只注重成果，亦應為工作取得進展而給員工打氣。
• 告訴員工他們的工作非常出色，或給予他們獎勵，並讓社會人士得悉他們的成就。
• 不要只留意員工做錯事，他們做對時亦應察覺及鼓勵。
• 發現員工的表現有所改善，應給予讚賞。
• 肯定組內個別人員的卓越表現，並親自致謝。
• 同組人員協助完成工作，應加以表揚。
• 體會到進行冒險的工作和出錯的重要性。

管理人員必須提供一個有助激勵員工的開放環境，使員工可隨意提出建議。他們應與員工並肩工作，一起改良一些初步的構思，甚或擬訂全新的建議，以求作出改善。當這種做法蔚然成風時，員工便會盡忠職守，竭誠工作。因此，如要激勵下屬，高級管理人員本身必須：

• 堅守公務員的基本信念：
  • 堅守法治；
  • 守正忘私；
  • 交代和公開政府的決策與行動；
  • 履行公職時，保持政治中立；
  • 執行公務時，不偏不倚；
  • 全心全意、竭盡所能，服務市民。
• 為同組人員樹立榜樣。
• 積極工作，以身作則。
• 勇於承認錯誤。
• 經常以正面的方式跟員工說話。
• 做事井井有條。
• 能夠接受建議和意見。
• 富人情味，顧及同組人員情緒上的需要。
• 願意承擔責任，使同組人員放心進行冒險的工作。

激勵員工的基本原則是，如果員工得到有效的管理，他們會主動地竭盡所能而無須借助規則和處罰來加以管束 - 他們最終會懂得如何管理自己。

有些時候，管理人員會不自覺地有以下習慣：

• 經常只會發出命令和指示，不容許員工提出異議。
• 經常期望員工超時工作。
• 認為員工無需接受培訓。
• 把員工視為工作人員 - 他們的工作只是聽從命令。
• 認為員工無需知道詳情；他們只需知道上司所吩咐的工作。
• 認為管理員工的要訣就是管束他們 - 管理人員的唯一職責是找出不當的行為，並透過處罰和紀律處分避免員工重蹈覆轍。

你是否想員工置身於一個令他們工作失去動力的環境呢？如果不想，我們可以怎樣做呢？我們應怎樣以人為本，使工作取得成效呢？以下是一些建議：

• 以人為本，重視每一名員工。
• 稱呼員工為“同組人員”，而非下屬。
• 為使工作取得成效，清楚說明工作的目的和目標。
• 分派工作給員工時，應要求他們全力以赴，但容許他們在新的工作領域中向前探索，從中學習。
• 讓同組人員知道最新發展。
• 鼓勵員工解決問題，而非專門挑剔錯處。
• 與員工意見相左時，切勿說“你錯了”。
• 以具建設性的方法處理錯誤；時刻伸出援手。
• 隨時指導同組人員。
• 推薦同組人員參加富啟發性的培訓課程。
• 到同組人員的辦公室跟他們談話，不要老是要他們來你的辦公室。
• 作出管理決定時，鼓勵同組人員參與。